Im klassischen Portfolio Management wird zwischen der Ideen- und Autorisierungs-Phase unterschieden. Den Übergang zwischen den beiden Prozess-Gruppen bildet das Toll-Gate, wo Projekt-Ideen zu Projekt-Kandidaten promoviert werden. Die Liste der Projekt-Kandidaten wird im Klassischen Portfolio Management meistens als Budget-Input verwendet und die Projekt-Kandidaten werden im Budget-Jahr im Portfolio zur Ausführung gebracht.
Modernere Ansätze fassen aber die beiden Prozess-Gruppen zu einer zusammen. Dies aus folgenden Gründen
- Zwischen der Budgetierung und Ausführung kann einige Zeit vergehen. Die Anforderungen an das Projekt können sich in der Zwischenzeit massiv geändert haben, ebenso wie die Grob-Schätzungen, welche in das Budget eingeflossen sind.
- Meistens lässt eine Projekt-Liste wenig Spielraum für ungeplante Projekte, somit müssen ad-hoc Projekte zusammen mit dem existierenden Portfolio neu priorisiert werden. Die damit zusammenhängenden Entscheidungsprozesse sind zeitaufwändig. Das Portfolio büsst insgesamt an Flexibilität und Agilität ein.
Aus diesem Grund wird auf eine strikte Trennung der zwei Phasen verzichtet und jedes neue Projekt durchläuft einem Aufnahme- und Detaillierungsprozess. Die Einordnung in das Portfolio erfolgt dann im selben Entscheidungs-Gremium wie die Autorisierung selber.
Das untenstehende Bild zeigt den Ablauf und die dazugehörenden Sub-Prozesse auf welche in diesem Abschnitt detaillierter eingegangen wird.
Übersicht des Demand Management Prozesses (zum Vergrössern, bitte anklicken)